Je kennisbasis organiseren

Document360 gebruikt een hiërarchie van vijf niveaus om al je documentatie te structureren. Het begrijpen van deze structuur helpt je om een kennisbasis te plannen en te onderhouden die gemakkelijk te navigeren is

De hiërarchie

Alles in Document360 volgt deze structuur, van de buitenste container tot aan individuele content:

Elk level dient een duidelijk doel. Samen geven ze je fijnmazige controle over hoe je content wordt georganiseerd, wie er toegang toe heeft en in welke taal het wordt gepresenteerd.

Projecten

Een project is je top-level container. Het bevat alles - werkruimtes, content, gebruikers, instellingen en configuraties. Wanneer je inlogt bij Document360, is je projectendashboard het eerste wat je ziet. Elk project is onafhankelijk, met een eigen abonnement, instellingen en teamleden.

Werkruimtes

Binnen een project kun je één of meer werkruimtes aanmaken. Zie een werkruimte als een aparte, op zichzelf staande kennisbank. Elke werkruimte heeft zijn eigen contentboom, een eigen URL en kan worden ingesteld op verschillende zichtbaarheidsniveaus — openbaar, bèta of verouderd.

Werkruimtes zijn nuttig wanneer je verschillende doelgroepen of productlijnen hebt die aparte documentatie nodig hebben. Wanneer je een nieuw project aanmaakt, wordt automatisch een standaardwerkruimte genaamd v1 aangemaakt.

Talen

Elke werkruimte ondersteunt meerdere talen, zodat je gelokaliseerde documentatie aan lezers kunt leveren in hun voorkeurstaal. Je stelt een standaardtaal per werkruimte in en voegt er meer toe naarmate je publiek groeit.

Categorieën

Categorieën organiseren je inhoud binnen elke taal. Ze werken als mappen, waarbij gerelateerde artikelen worden gegroepeerd en de navigatiestructuur wordt gedefinieerd die je lezers zien. Document360 ondersteunt vier categorieën: Mappen-, Index- en Paginacategorieën. Je kunt categorieën nesten in subcategorieën om zoveel diepgang toe te voegen als je content nodig heeft.

Artikelen

Artikelen zijn de inhoud waarvoor je lezers komen. Ze bevinden zich binnen categorieën en zijn de kernbouwstenen van je kennisbasis. Je kunt een artikel helemaal vanaf nul maken, met een sjabloon, of door Eddy AI te gebruiken. Elk artikel volgt een workflow van concept tot publicatie.

Hoe ziet dit er in de praktijk uit

Hier is een eenvoudig voorbeeld. Stel je een bedrijf voor dat Acme projectmanagementsoftware maakt. Ze hebben twee doelgroepen - gewone gebruikers en ontwikkelaars, die totaal verschillende documentatie nodig hebben.

Zo zou Acme hun Document360-project structureren:

Beide werkruimtes bevinden zich binnen hetzelfde project, dus Acme beheert ze vanaf één plek. Zelfde abonnement, hetzelfde team, dezelfde instellingen. Maar voor een lezer voelen ze als twee totaal verschillende sites.

Werkruimte of categorie - welke heb je nodig?

Dit is de vraag waar de meeste nieuwe gebruikers op blijven hangen. Hier is een eenvoudige regel:

✅ Gebruik een nieuwe werkplek als...

Het publiek is totaal anders en je wilt nooit dat beide groepen dezelfde content doorzoeken. Een ontwikkelaar en een klantenservicemedewerker hebben niets gemeen om te zoeken, dus aparte werkplekken houden de ervaring voor elk schoon.

✅ Gebruik een nieuwe categorie als...

Het is hetzelfde publiek, alleen een ander onderwerp. "Facturering" en "Probleemoplossing" zijn verschillende onderwerpen, maar ze zijn allebei voor dezelfde gebruiker. Ze horen dus als categorieën binnen dezelfde werkruimte, niet als aparte werkruimtes.

Best practices

Deze tips houden je kennisbasis schoon naarmate deze groeit:

1. Begin met 3–5 topcategorieën. Je kunt altijd later opnieuw organiseren. Document360 laat je categorieën en artikelen op elk moment slepen en neerzetten zonder bestaande URL's te breken.

2. Noem categorieën op basis van wat je lezers proberen te bereiken, niet op basis van de terminologie van je interne team. "Begin maar" valt beter dan "onboarding flow."

3. Houd één idee per artikel bij. Gerichte artikelen zijn makkelijker te vinden via zoeken en makkelijker om up-to-date te blijven.

4. Gebruik aparte werkplekken voor echt verschillende doelgroepen. Als je eindgebruikers en ontwikkelaars heel verschillende behoeften hebben, houden aparte werkplekken de ervaring voor elke groep overzichtelijk.

5. Vermijd het om dieper dan twee niveaus van subcategorieën te gaan. Hoe dieper het nestelen, hoe moeilijker het voor lezers is om hun weg te vinden – en voor jou om die te onderhouden.