Artikel sind der Kern Ihrer Wissensdatenbank. Document360 gibt Ihnen die volle Kontrolle darüber, wie Artikel erstellt, organisiert, veröffentlicht und gepflegt werden – von einem einzelnen Artikel bis hin zu Massenoperationen in Ihrem gesamten Arbeitsbereich.
Die Seite Alle Artikel () ist Ihr zentrales Zentrum zur Verwaltung von Artikeln in großem Maßstab. Von hier aus können Sie jeden Artikel in Ihrem Arbeitsbereich ansehen, nach einer Vielzahl von Kriterien filtern und suchen, die Artikelliste exportieren und Massenaktionen für mehrere Artikel gleichzeitig durchführen, ohne jeden einzeln öffnen zu müssen.
Zugriff auf die Seite Alle Artikel
- Navigiere in der linken Navigationsleiste zu Dokumentation () ().
- Klicken Sie im linken Navigationsfenster auf Alle Artikel () an.
- Nutzen Sie das Dropdown-Menü für Arbeitsflächen und die Sprache in der oberen Navigationsleiste, um zwischen Arbeitsbereichen zu wechseln.
- Verwenden Sie den Filter-Button , um die Ergebnisse nach Status, Workflow-Status, Beitragsautor, Kategorie, Datum, Tags, Labels und mehr einzugrenzen, einschließlich gespeicherter benutzerdefinierter Filter, die Sie wiederverwenden können.
- Klicken Sie auf Exportieren , um die vollständige Artikelliste als CSV-Datei herunterzuladen.
Verwaltung einzelner Artikel
| Artikel | Was es abdeckt |
|---|---|
| Artikel erstellen Erfahren Sie mehr → |
Alle Methoden zum Erstellen eines neuen Artikels, aus dem Leeren, aus der Vorlage oder mit Eddy AI. |
| Artikel verschieben Erfahren Sie mehr → |
Verschieben Sie einen Artikel in eine andere Kategorie oder einen anderen Arbeitsbereich, einschließlich Arbeitsbereichsübergreifender Verschiebungen und Link-Aktualisierungen. |
| Klonartikel Erfahren Sie mehr → |
Erstellen Sie eine eigenständige Kopie eines Artikels innerhalb oder zwischen Arbeitsbereichen. |
| Artikel replizieren Erfahren Sie mehr → |
Zeigen Sie denselben Artikel in mehreren Kategorien an, ohne Duplikate zu erstellen. |
| Artikel löschen Erfahren Sie mehr → |
Löschen Sie einzelne oder mehrere Artikel, stellen Sie sie aus dem Papierkorb wieder her und verstehen Sie den Unterschied zwischen Löschen und Auswertung. |
| Artikel verstecken und enthidlen Erfahren Sie mehr → |
Blende Artikel vorübergehend von der Wissensdatenbank aus, ohne sie zu löschen. |
| Star-Artikel Erfahren Sie mehr → |
Füge häufig genutzte Artikel zu deiner Sternliste hinzu, um schnellen Zugriff im Portal zu erhalten. |
| Artikel über Lock & Unlock Erfahren Sie mehr → |
Stellen Sie Artikel während der aktiven Überprüfung auf lesegeschützt ein, um unbeabsichtigte Bearbeitungen zu verhindern. |
| Artikel veröffentlichen Erfahren Sie mehr → |
Veröffentlichen Sie Artikel einzeln oder in großen Mengen und konfigurieren Sie die Artikeleinstellungen vor der Veröffentlichung. |
| Zeitplanveröffentlichung Erfahren Sie mehr → |
Planen Sie Artikel so, dass sie automatisch zu einem festgelegten Datum und einer bestimmten Uhrzeit veröffentlicht werden. |
| Artikel nicht veröffentlicht Erfahren Sie mehr → |
Entfernen Sie veröffentlichte Artikel von der Wissensdatenbank, während Sie sie im Portal behalten. |
| Artikelstatus Erfahren Sie mehr → |
Verstehen Sie Artikelstatus, wie sie im Portal erscheinen: Neu, Entwurf, Veröffentlicht, Versteckt, Geplant und Veraltet. |
| Artikel-Mitwirkende aktualisieren Erfahren Sie mehr → |
Fügen Sie die in einem Artikel genannten Autoren hinzu oder aktualisieren sie. |
| Filterartikel Erfahren Sie mehr → |
Filtern Sie die Liste aller Artikel nach Status, Workflow-Status, Beitragsautor, Kategorie, Datum, Tags, Labels und mehr. Speichere und verwende benutzerdefinierte Filter wieder. |
| Alle Artikel exportieren Erfahren Sie mehr → |
Exportieren Sie die vollständige Artikelliste als CSV-Datei für Audits, Content-Planung oder das Teilen mit Stakeholdern. |
Massenaktionen von der Seite Alle Artikel
Wählen Sie einen oder mehrere Artikel auf der Seite Alle Artikel aus, um auf die folgenden Aktionen zuzugreifen:
| Aktion | Was es bewirkt |
|---|---|
| Veröffentlichen | Veröffentlichen Sie mehrere Entwürfe oder neue Artikel gleichzeitig. |
| Später veröffentlichen | Planen Sie ausgewählte Entwürfe oder neue Artikel, die zu einem festgelegten Zeitpunkt veröffentlicht werden. |
| Unveröffentlicht | Mehrere veröffentlichte Artikel gleichzeitig entlassen. |
| Vorschau anzeigen / In KB anzeigen | Vorschauen Sie Entwurfartikel auf der Wissensdatenbank-Seite oder öffnen Sie veröffentlichte Artikel direkt auf der Wissensdatenbank-Website. |
| Link kopieren | Kopieren Sie den Direktlink für ausgewählte Artikel. |
| Versteck dich | Blende ausgewählte Artikel auf der Wissensdatenbank aus. |
| Umzug nach | Verschieben Sie ausgewählte Artikel in eine andere Kategorie oder einen anderen Arbeitsbereich. |
| Löschen | Lösche ausgewählte Artikel. Gelöschte Artikel werden für 30 Tage in den Papierkorb verschoben. |
| Rezensionserinnerung | Setzen Sie eine Rezensionserinnerung für ausgewählte Artikel ein. |
| Lesebestätigung aktivieren/deaktivieren | Aktivieren oder deaktivieren Sie Lesebestätigungen für ausgewählte Artikel. Nur für private und gemischte Projekte verfügbar. |
| Status des Live-Artikels | Aktualisieren Sie den Workflow-Status für ausgewählte Artikel. |
| Tags hinzufügen | Erstellen und weisen Sie ausgewählten Artikeln Tags zu. |
| Etiketten hinzufügen | Erstellen und weisen Sie ausgewählten Artikeln Labels zu. |
| Übersetzen mit Eddy AI | Übersetzen Sie ausgewählte Artikel automatisch in andere Sprachen. |
| Als PDF herunterladen | Laden Sie veröffentlichte Artikel als PDF herunter. Mehrere ausgewählte Artikel werden zu einem einzigen PDF zusammengefasst. |
| Einstellung | Markiere Artikel als veraltet. Ein Veraltet-Status-Tag erscheint auf der Wissensdatenbank-Website. |
HINWEIS
Wenn eine Seitenkategorie sowohl Artikel als auch Unterkategorien enthält, sind die Aktionen "Verblenden", "Verschieben" und "Löschen" nicht verfügbar. Diese Aktionen sind nur für Seitenkategorien verfügbar, die keine Unterartikel haben.
Best Practices
- Nutzen Sie die Seite Alle Artikel für Massenoperationen. Aktionen Artikel für Artikel durchzuführen, ist für große Wissensbasen ineffizient. Verwenden Sie Filter und Massenaktionen, um Inhalte in großem Umfang zu verwalten.
- Filtern Sie, bevor Sie handeln. Bevor Sie Massenveröffentlichungen, Entveröffentlichungen oder Löschungen durchführen, wenden Sie Status- und Datumsfilter an, um sicherzustellen, dass Sie nur die beabsichtigten Artikel auswählen.
- Exportiere die Artikelliste regelmäßig. Der CSV-Export liefert Ihnen einen vollständigen Überblick über Ihre Wissensdatenbank, der für Audits, Content-Planung und das Teilen mit Stakeholdern nützlich ist.
- Verwende Deprecate statt Delete für veraltete Inhalte. Veraltete Artikel bleiben auf der Knowledge Base-Seite mit einem klaren Status-Tag zugänglich, nützlich für Inhalte, die weiterhin historischen Suchverkehr haben, aber nicht mehr aktuell sind.