Zapier - Setup-gids

Zapier is een online automatiseringstool die Document360 verbindt met honderden applicaties van derden zonder dat er code nodig is. Het werkt door geautomatiseerde workflows te creëren, Zaps genoemd - elke Zap bestaat uit een trigger (een gebeurtenis in één app) en een actie (iets wat automatisch gebeurt in een andere app als gevolg daarvan). Zodra je Document360 met Zapier verbindt via een API-token, kun je workflows bouwen die data verplaatsen tussen Document360 en de tools die je team al gebruikt, waardoor handmatig werk wordt verminderd en je kennisbank synchroon blijft met de rest van je stack.

Wanneer de Zapier-extensie te gebruiken

• Je wilt repetitieve documentatietaken automatiseren — bijvoorbeeld het automatisch aanmaken van een Document360-artikelconcept wanneer een nieuwe rij aan een Google Sheet wordt toegevoegd, of wanneer een formulier wordt ingediend in Typeform.
• Je team gebruikt projectmanagementtools zoals Asana, Trello of monday.com en je wilt kennisbankupdates activeren wanneer taken een bepaald stadium bereiken.
• Je wilt Document360 verbinden met CRM-platforms zoals HubSpot, Zoho CRM of Pipedrive om productdocumentatie in lijn te houden met sales- en supportworkflows.
• Je moet meldingen of inhoudsupdates automatiseren via tools zoals Gmail of Mailchimp wanneer artikelen worden gepubliceerd of bijgewerkt in Document360.

Voordat je begint

• Je moet een actief Zapier-account hebben. Als je er geen hebt, meld je dan aan bij zapier.com.
• Je moet een account hebben in de derde partij applicatie die je via Zapier wilt verbinden met Document360.
• Als je nieuw bent met Zapier, bekijk dan Zapier's startgids om te leren hoe je workflows bouwt en taken automatiseert voordat je je eerste Zap opzet.

Hoe genereer je het API-token in Document360

De API-token is wat Zapier gebruikt om je te authenticeren en verbinding te maken met je Document360-kennisbank.

1. Navigeer naar Verbindingen () > Uitbreidingen () in de linker navigatiebalk van het kennisbasisportaal.
2. Onder Team-samenwerking klik je op de Zapier-extensietegel op Verbinden.

3. Een Zapier-details-popup verschijnt met een gegenereerd token.
4. Klik op het kopieer-icoon om het token te kopiëren.

Dit API-token wordt gebruikt om Document360 te authenticeren bij het bouwen van Zaps in Zapier. Houd het veilig — behandel het zoals je een wachtwoord zou behandelen.

Zapier use cases voor Document360

Zodra je de API-token hebt, kun je Zaps bouwen die Document360 verbindt met een van de volgende platforms. Elk use case-artikel loopt stapsgewijs door een specifieke Zap met een configuratie:

Best practices

• Genereer het API-token pas wanneer je klaar bent om je eerste Zap te bouwen — het token is direct actief en geeft toegang tot je kennisbank zodra het is aangemaakt.
• Sla de API-token veilig op. Als je vermoedt dat het gecompromitteerd is, ga dan terug naar Connections > Extensions en maak een nieuwe aan — het oude token wordt ongeldig gemaakt.
• Test elke Zap grondig in Zapier voordat je hem aanzet. Gebruik Zapier's ingebouwde teststap om te verifiëren dat de trigger en actie volgens verwachting werken met echte data voordat de workflow automatisch draait.
• Begin met eenvoudige single-step Zaps (één trigger, één actie) voordat je meerstapsworkflows bouwt. Dit maakt het makkelijker om te identificeren welke stap faalt als er iets misgaat.
• Noem je Zaps duidelijk — bijvoorbeeld "Typeform indien → Create Document360-concept" — zodat je team kan begrijpen wat elke automatisering doet zonder deze te hoeven openen.

FAQ