Rappel d’avis

Les rappels de revue d’articles vous permettent de signaler les articles pour une revue périodique afin que votre base de connaissances contienne toujours des informations précises et à jour. Lorsqu’un article publié atteint la date limite de sa relecture, il passe à un état obsolète , alertant les membres du projet que le contenu nécessite de l’attention. Vous pouvez appliquer des rappels à des articles individuels ou à travers un groupe, soit immédiatement, soit selon un calendrier programmé.

Quand utiliser les rappels de relecture d’articles

Utilisez des rappels de révision dans les scénarios suivants :

• Audits de contenu programmés : Fixez des rappels à intervalles réguliers (par exemple, tous les 90 jours) pour vous assurer que tous les articles de votre projet sont consultés périodiquement.
• Documentation urgente : Signalez les articles couvrant les fonctionnalités, processus ou politiques qui changent fréquemment.
• Mises à jour post-sortie : Après la sortie d’un produit, rappelez aux contributeurs de vérifier que les articles associés correspondent toujours aux derniers changements.
• Conformité et gouvernance : Assurez-vous que les contenus réglementés ou sensibles sont examinés et approuvés selon un calendrier défini.

Avant que tu commences

• Seuls les propriétaires de projet et les administrateurs peuvent configurer les paramètres de rappel de révision au niveau du projet.
• Les rappels de critique ne s’appliquent qu’aux articles publiés. Les articles uniquement brouillons n’entreront pas dans l’état de Blocage avant leur publication.

Créer un rappel de revue d’article depuis l’éditeur de documentation

1. Naviguez vers l’article souhaité dans le portail de la base de connaissances.

2. Cliquez sur l’icône Plus () dans l’en-tête de l’article et sélectionnez Plus d’options d’article. Le volet des paramètres de l’article apparaîtra.

3. L’onglet rappel d’avis sera sélectionné par défaut.

4. Dans la section Rappel d’Évaluation, choisissez l’une des options suivantes :

   • Marquez pour la revue : Sélectionnez cette option pour marquer immédiatement l’article pour révision. Une fois l’article publié, il entrera dans l’état de Stancle.
   • Rappel du planning : Sélectionnez cette option pour définir un rappel à un intervalle précis. Choisissez le nombre de jours après lesquels l’article doit être examiné.

5. Saisissez une raison pour l’évaluation (optionnelle).

6. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois qu’un article entre dans l’état de Stancle, les indicateurs suivants apparaissent :

• L’article entre dans l’état de Stancle .
• Un badge de Stans apparaît dans l’éditeur d’article. Le badge Stale est interactif et permet aux utilisateurs de marquer l’article comme ayant été examiné directement par l’éditeur.
• Un indicateur de point rouge apparaît à côté de l’article dans l’arbre de catégories pour une visibilité rapide.
• Si un article obsolète est ouvert en mode édition, un point jaune (publié et actuellement sous l’indicateur de brouillon) peut apparaître avec le point rouge. Cela indique que l’article est actuellement en cours de modification tant qu’il reste dans l’état de Stagnation.

Comment effacer un rappel d’avis

Une fois qu’un article a été examiné et mis à jour, vous pouvez effacer son statut de « Stanc » en le marquant comme examiné.

Vous pouvez faire cela de deux manières :

1. Utilisation de l’insigne Stante
2. Utilisation des paramètres Article

Utilisation de l’insigne Stante

1. Naviguez vers l’article souhaité dans l’éditeur de documentation.
2. Cliquez sur le badge Stanle affiché près du statut du flux de travail dans l’en-tête de l’article.
3. Un comité d’examen commencera avec des détails sur la dernière version publiée de l’article, y compris quand l’article est devenu obsolète et qui a publié la dernière version. Révisez le contenu et apportez les mises à jour nécessaires.
4. Cliquez sur Marquer comme évalué. Une fois marqué comme révisé, le statut de Stanc sera effacé et l’article reviendra à son état Publié .

Utilisation des paramètres Article

1. Naviguez vers l’article souhaité.
2. Cliquez sur l’icône Plus () dans l’en-tête de l’article et sélectionnez Plus d’options d’article. Le volet des paramètres de l’article apparaîtra.
3. L’onglet rappel d’avis sera sélectionné par défaut.
4. Dans la rubrique rappel de la révision, le panel affiche les détails de la critique, y compris le moment où l’article est devenu obsolète et les informations sur la dernière version publiée.
5. Révisez le contenu et apportez les mises à jour nécessaires.
6. Cliquez sur Marquer comme évalué. Une fois marqué comme révisé, le statut de Stanc sera effacé et l’article reviendra à son état Publié .

Marquage de plusieurs articles comme Révisé ou Nécessitant une révision

Vous pouvez marquer plusieurs articles comme Révisés ou Nécessitant une révision en utilisant deux méthodes :

1. Extrait de la page Tous les articles
2. D’après un rappel de revue d’article dans les outils de contenu

Extrait de la page Tous les articles

1. Naviguez Documentation () dans la barre de navigation de gauche.
2. Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers All articles (). La page Tous les articles apparaîtra.
3. Dans l’option Filtrer (), dépliez le menu déroulant du rappel de la révision et sélectionnez Obsolète.
4. Sélectionnez les articles que vous souhaitez marquer comme évalués.
5. Cliquez sur l’option Marquer comme Révisé disponible au-dessus de la liste des articles.
6. De même, pour marquer plusieurs articles à revoir, sélectionnez les articles souhaités, cliquez sur rappel de révision, puis choisissez les jours de rappel prévus.

Extrait des rappels de revue d’articles dans les outils de contenu

1. Dans la barre de navigation de gauche, naviguez vers les ressources de contenu > gestion de contenu > Article review reminders. La page de rappels de critique d’article apparaîtra avec une liste des rappels que vous avez déjà créés.
2. Cliquez sur Créer un avis rappel. La fenêtre de rappel Créer apparaîtra.
3. Saisissez le nom du rappel, réglez la fréquence du rappel et ajoutez les évaluateurs souhaités.
4. Cliquez sur Suivant.
5. Sélectionnez l’espace de travail et la langue souhaités.
6. Après avoir sélectionné tous les articles, la case Définir cette règle pour les futurs articles/tags/contributeurs apparaît. Sélectionner cette option applique le même rappel de critique à tous les articles sélectionnés, leurs tags et contributeurs à l’avenir.
7. Sélectionnez les articles souhaités et cliquez sur Définir le rappel.

Comment configurer les paramètres de rappel de révision au niveau du projet

1. Naviguez dans () > Knowledge base portal dans la barre de navigation de gauche.
2. Dans la page des paramètres généraux , localisez la section des rappels de révision .

Ces paramètres vous permettent de définir le comportement par défaut de rappel de révision pour les articles à travers le projet. Pour des informations détaillées sur la configuration de ces réglages, voir Paramètres généraux du projet.

Meilleures pratiques

• Fixez un rythme de révision constant : Utilisez la planification automatique au niveau du projet pour garantir que tous les articles publiés soient examinés à intervalles réguliers, réduisant ainsi le risque que le contenu passe inaperçu.
• Ajoutez toujours une raison de réviser : Même si le champ Raison de la révision est optionnel, une note descriptive aide les évaluateurs à comprendre ce qu’il faut vérifier, ce qui conduit à des évaluations plus rapides et plus précises.
• Utilisez le tableau de bord des outils de contenu pour des avis à grande échelle : Lorsque vous devez appliquer des rappels sur plusieurs articles simultanément, la page de rappels de revue d’articles sous Ressources de contenu est plus efficace que de les configurer un par un depuis l’éditeur.
• Activez « Marquer comme révisé lors de la publication d’une nouvelle version » : Si les contributeurs mettent régulièrement à jour et republient les articles, activer ce paramètre au niveau du projet réduit le nettoyage manuel des statuts obsolètes.
• Profitez du filtre Tous les articles : Utilisez le filtre Obsolète sous rappel d’avis sur la page Tous les articles pour obtenir une vue consolidée de tous les articles en retard et agir rapidement en bloc.

FAQ