La fonctionnalité Tous les articles de Document360 simplifie la gestion des articles en permettant aux utilisateurs d’effectuer des actions en bloc sur plusieurs articles simultanément. Désormais, en plus des articles individuels, cette fonctionnalité affiche également les catégories de pages, permettant une vue plus complète et une gestion simplifiée. Les actions disponibles incluent la publication, la désédition, l’aperçu, la copie de liens, le cacher, le déplacement, la suppression, la mise en place de rappels de révision, la vérification du statut des articles en ligne, la création de balises, la traduction avec Eddy AI, le téléchargement en PDF, et la dépréciation des articles.
La fonctionnalité Tous les articles offre une solution à ce défi, permettant aux utilisateurs d’exécuter efficacement des actions sur plusieurs articles en une seule fois.
Par exemple, imaginez que vous publiez dix articles et deux catégories de pages issues de différentes catégories pour un lancement de produit. Avec la fonction Tous les articles, vous pouvez les publier simultanément dans la documentation de votre publication. Dans un tel cas, sélectionnez les articles et les catégories de pages souhaités sur la page Tous les articles et exécutez une action de publication en masse.
NOTE
La fonctionnalité Tous les articles affiche tous les articles, y compris les catégories de pages.
Gérer plusieurs articles avec la fonctionnalité Tous les articles
Pour gérer plusieurs articles et catégories de pages avec la fonctionnalité Tous les articles , suivez les étapes ci-dessous :
Naviguez Documentation () dans la barre de navigation de gauche du Knowledge base portal.
Cliquez sur l’icône All articles () en haut du panneau de navigation à gauche, au-dessus de la section Categories & Articles .
La page All articles s’ouvre.
Naviguez vers les différents espaces de travail et langues de votre projet à l’aide du menu déroulant dans la barre de navigation supérieure.
Cliquez sur le menu déroulant Tous les articles pour filtrer les articles par statut.
Cliquez sur Exporter pour exporter la liste des articles en fichier CSV.
Cliquez sur le bouton Filtrer , puis, dans le menu déroulant, sélectionnez des options comme Statut, Date ou Tags pour affiner vos résultats. Pour plus d’informations, lisez la page Article sur l’utilisation du filtre dans Tous les articles.
Sélectionnez les articles souhaités pour effectuer les actions suivantes en vrac :
Publier : Publiez plusieurs articles sélectionnés en une seule fois. Cette option n’apparaîtra que si vous avez sélectionné de nouveaux articles ou des brouillons.
Publier plus tard : Programmez la publication des articles sélectionnés à une date spécifiée. Cette option n’est activée que si vous avez sélectionné de nouveaux articles ou des articles brouillons.
Déséditer : Déspublier plusieurs articles en même temps. Cette option n’est disponible que lors de la sélection des articles publiés.
Mettre à jour le statut du flux de travail : Mettre à jour le statut du flux de travail pour les articles sélectionnés. Des auto-assignés prédéfinis seront appliqués lors du déplacement des articles vers un nouveau statut, avec la possibilité de les modifier ou de les laisser non assignés.
Voir l’aperçu/Voir dans la base de connaissances : L’option de vue de l’aperçu apparaîtra pour prévisualiser l’article pour les articles nouveaux et brouillons dans le site de la base de connaissances. Pour les articles publiés, en sélectionnant Voir dans la base de connaissances, vous pouvez les ouvrir dans la base de connaissances.
Copier le lien : Copiez le lien pour les articles sélectionnés.
Masquer : Masquer les articles sélectionnés afin qu’ils ne soient plus disponibles sur le site de la base de connaissances.
Déplacer vers : déplacer les articles sélectionnés vers différentes catégories ou espaces de travail.
Supprimer : Supprimez les articles sélectionnés. Ils seront envoyés à la corbeille pendant 30 jours, période durant laquelle ils pourront être restaurés si nécessaire.
Rappel de critique : Définissez un rappel de critique pour les articles sélectionnés.
Activer la réception de lecture/Désactiver la réception de lecture : Pour activer ou désactiver la réception de lecture. Ceci est disponible uniquement pour les projets privés et mixtes.
Statut des articles en direct : Définissez le statut des articles sélectionnés.
Ajouter des balises : Créer et attribuer des balises nouvelles ou existantes aux articles sélectionnés.
Ajouter des étiquettes : Créer et attribuer de nouvelles étiquettes ou des anciennes aux articles sélectionnés.
Traduire avec Eddy AI : Traduire automatiquement certains articles dans d’autres langues grâce à la fonctionnalité Traduire avec Eddy AI.
Télécharger en PDF : Télécharger les articles publiés au format PDF. Si plusieurs articles publiés sont sélectionnés, ils seront combinés en un seul PDF dans l’ordre choisi.
Dépréciation : Marquez les articles sélectionnés comme obsolètes. Ces articles afficheront une balise de statut Déprécié dans le site de la base de connaissances.
NOTE
Dans la fonctionnalité Tous les articles , si une catégorie de page contient à la fois des articles et des sous-catégories, vous ne pouvez pas effectuer des actions telles que Cacher, déplacer ou supprimer sur cette catégorie. Cependant, si la catégorie de page ne comporte pas de sous-articles, les options Masquer, Supprimer et Déplacer seront applicables.
FAQ
Puis-je publier plusieurs articles en même temps ?
Oui, pour publier plusieurs articles simultanément en utilisant la fonctionnalité Tous les articles, allez à la page Tous les articles (), sélectionnez les articles et catégories de pages souhaités, puis sélectionnez Publier. Cette fonctionnalité élimine le besoin de publier chaque article individuellement.
Puis-je masquer plusieurs articles en même temps ?
Avec la fonctionnalité Tous les articles, vous pouvez facilement masquer plusieurs articles en même temps. Sélectionnez les articles que vous souhaitez masquer et utilisez l’option Masquer pour les rendre inaccessibles aux lecteurs. Les articles cachés sont visibles pour les comptes d’équipe dans le portail et peuvent être démasqués à tout moment.
Comment la fonctionnalité Tous les articles améliore-t-elle l’efficacité de la gestion des articles ?
La fonctionnalité Tous les articles améliore l’efficacité en permettant des actions en masse telles que la suppression, le changement de statut, et plus encore sur plusieurs articles simultanément. Cela simplifie les tâches, économisant du temps et des efforts par rapport à l’exécution individuelle de ces actions.
Puis-je réutiliser des filtres personnalisés pour réduire les résultats ?
Oui, la fonctionnalité Tous les articles de Document360 est conçue pour s’adapter à vos besoins. Elle offre une approche polyvalente, vous permettant de configurer des filtres personnalisés et de les réutiliser à l’avenir.
Comment puis-je modifier le statut de tous les articles publiés pour être rédigés en bloc ?
Non, vous ne pouvez pas changer le statut des articles publiés pour qu’ils soient brouillons en opération de bloc sur la page Tous les articles . Cependant, vous pouvez naviguer manuellement vers chaque article et changer son statut pour rédiger individuellement.